5 bước tổ chức khai trương hoàn hảo

Tổ chức khai trương được xem là một sự kiện quan trọng trong kế hoạch xây dựng, định dạng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Và để đạt được kế hoạch này đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng phát triển marketing, và đặc biệt là xây dựng thương hiệu thông qua việc tổ chức khai trương. Đó không chỉ là tổ chức khai trương hoành tráng, thu hút chú ý từ cộng động thì còn phải biết cách dẫn dắt khách hàng của mình đến buổi tổ chức khai trương, từ đó tạo cho họ cơ hội tiếp cận đến những dịch vụ cũng như trải nghiệm các sản phẩm tốt nhất của doanh nghiệp thông qua sự kiện tổ chức khai trương.

Tuy nhiên để sự kiện tổ chức khai trương thành công thì việc các doanh nghiệp chi tiền không thôi thì chưa chắc mang đến thành công cho buổi tổ chức khai trương mà điều này đòi hỏi phải có một đội ngũ ê-kíp tổ chức sự kiện và một chiến lược tổ chức khai trương linh hoạt. Sau đây là một vài bước quan trọng nhằm mang đến sự thành công của tổ chức khai trương:

Bước 1: Xác định tổ chức khai trương kiểu nào

Có nhiều cách, nhiều ý tưởng sơ bộ cho việc tổ chức sự khai trương: backdrop thật đẹp, trải thảm đỏ hay một bữa tiệc teabreak, ….Nếu doanh nghiệp tìm đến đơn vị tổ chức khai trương với mong muốn cần tổ chức khai trương cho một cửa hàng còn nhỏ, khách mời chính trong buổi tổ chức khai trương của bạn là người thân, gia đình, bạn bè,… thì chắc hẳn bạn cần xác định đây là tổ chức khai trương cần không khí ấm áp, thân mật. Còn nếu doanh nghiện đang có nhu cầu tổ chức khai trương tương đối lớn, trong buổi lễ tổ chức khai trương có đông đảo khách mời, đối tác tham dự thì buổi lễ tổ chức khai trương cần có sự đầu tư về mặt ý tưởng: bạn cần dịch vụ cung cấp múa lân sư rồng, set up sân khấu, in ấn backdrop,…đặt tiệc: teabreak, finger food,.. để phục vụ tốt nhất cho khách mời.

Bước 2: Lên timeline chương trình tổ chức khai trương

Nếu bạn người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì bạn phải tính toán dự trù thời gian cho phép để hoàn tất mọi công đoạn in ấn thiệp mời, phân phát thư mời và chắc chắn số lượng người tham gia. Chỉ định ngay nhân viên nào đảm nhận công việc gì trước khi sự kiện diễn ra và lên deadline rõ ràng. Lưu trữ hết những thông tin trong suốt quá trình làm việc, trao đổi giữa các thành viên trong team, giữa các bộ phận. Tạo các “checklist” cho ngày buổi tổ chức khai trương để chắc chắn không ai có lý do quên công việc được chỉ định. Cuối cùng là lập cơ sở dữ liệu về thông tin người tham gia trong buổi tổ chức khai trương.
Nếu bạn có điều kiện cho chạy thử sự kiện để nắm rõ được những sai sót có thể xảy ra khi chạy chính thức cũng như tập luyện cho nhân viên làm theo đúng quy trình được đề ra với hiệu suất cao, tránh bị động khi gặp sự cố.

Xem thêm: Checklist trong tổ chức sự kiện

Xem thêm:  9 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Bước 3: Xác định khách mời trong buổi tổ chức khai trương

Khi đơn vị nhận tổ chức khai trương cho khách hàng thì bạn đang đại diện cho doanh nghiệp nên buổi tổ chức khai trương không chỉ cần phải đặt mục tiêu tiếp cận đến khách hàng mà còn phải biết lưu ý đến các đối tác, đặc biệt là những đối tác tiềm năng trong tương lai, đừng coi lễ buổi tổ chức khai trương chỉ đơn thuần là một sự kiện ăn mừng, đây là yếu tố tạo nên thời cơ hội nhập vào cộng đồng doanh nghiệp béo bở đấy..

Hãy chắc chắn rằng kế hoạch truyền thông đã được hoàn thiện trước khi thực hiện buổi tổ chức khai trương 2-3 tuần, cố gắng mời những nhân vật thuộc chính quyền của khu vực lễ tổ chức khai trương để thể hiện lòng kính trọng đối với địa phương. Điều quan trọng nhất: Hãy cố gắng lưu giữ những “khoảng khắc” tuyệt vời nhất trong buổi tổ chức khai trương nhé, nó vô cùng quý giá trên các trang thông tin địa phương đấy.

Bước 4: Hình ảnh doanh nghiệp được khéo léo đưa vào

Sẽ không có gì là quá đáng khi người tổ chức sự kiện biết hướng dẫn khách hàng rằng: hãy vận dụng đôi chút thời gian để dẫn khách mời tham gia xung quanh trụ sở kinh doanh mới và phát tặng mỗi người mẫu sản phẩm dùng thử, sau đó hãy hỏi họ cảm nhận gì về nó sau khi nhìn, chạm, dùng và cảm nhận. Bên cạnh đó, một bữa tiệc teabreak được chuẩn bị chu đáo sẽ là “gia vị” cho chiến lược marketing thông qua dấu ấn tốt đẹp trong ngày tổ chức khai trương. Vậy nên hãy thu hút sự chú ý của công chúng một cách nghệ thuật.

Bước 5: Dự trù ngân sách

Tổ chức khai trương là một hoạt động có ý nghĩa với công ty về mặt marketing, về mặt kinh doanh,…nên sự kiện tổ chức khai trương cần được tính toán cẩn thận kinh phí thậm chí kinh phí dự trù.

Xem thêm: Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

Một mẹo nhỏ: hãy cung cấp kinh phí cho đơn vị tổ chức khai trương để Các chuyên gia tổ chức sự kiện- tổ chức khai trương có thể giúp doanh nghiệp của bạn tổ chức khai trương được đầy đủ nhất và chi phí tiết kiệm nhất nhé.