Kỹ năng quản lý thời gian trong tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện là một trong những nghề đang rất phát triển hiện nay nên người tổ chức sự kiện cũng chịu rất nhiều áp lực. Người tổ chức sự kiện có lúc công việc cần phải giải quyết chất chồng đến nỗi muốn ngột thở trong biển công việc dẫn đến người tổ chức sự kiện cảm thấy stress, không biết làm việc gì trước, việc gì sau, tất cả vô cùng rối nếu như người tổ chức sự kiện nếu kỹ năng quản lí thời gian trong tổ chức sự kiện đặc biệt là khi vào mùa tổ chức sự kiện. Rèn luyện cho mình kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả chính là một bí quyết tiên quyết để thành công với nghề tổ chức sự kiện. 

Để quản lý thời gian tốt nhằm giảm áp lực công việc người tổ chức sự kiện nên lưu ý những điểm sau: 

1. "Chế độ ưu tiên" công việc

Người tổ chức sự kiện cần đề ra các mục tiêu chính cũng như các mục tiêu phụ để từ đó có sự sắp xếp ưu tiên đối với từng loại công việc. Người tổ chức sự kiện trong thực tế là một người hoạt động với công suất cực lớn, công việc nhỏ có, công việc lớn có nhưng không phải là người tổ chức sự kiện có thể ung dung làm một công việc duy nhất đâu đấy, sẽ có hàng loạt công việc củng đến một lúc. Và chính những lúc như thế này, người tổ chức sự kiện biết có chế độ ưu tiên trong công việc. Phải biết mình cần làm gì trước - đó là công việc gấp, cần và đạt được mục tiêu nhanh nhất.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

2. Chia nhỏ công việc 

Có những việc người tổ chức sự kiện cần phải làm trước nếu không sẽ gây đình trệ đến những công việc khác. Người tổ chức sự kiện sau khi sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết công việc thì nên chia nhỏ công việc do thời gian và nguồn lực tổ chức sự kiện có hạn. Chia nhỏ việc ra sẽ giúp người tổ chức sự kiện xử lí nhanh. Nếu những việc khá nhỏ thì người tổ chức sự kiện có thể giao cho các thực sinh tổ chức sự kiện làm cũng là một cách. Người tổ chức sự kiện có thể lưu ý nguyên tắc sau: "việc lớn hóa việc nhỏ" thì giải quyết công việc sẽ nhanh hơn, dễ dàng hơn.

3. Tự làm hay chuyển giao cho người khác

Do thời gian cũng như sức lực có hạn nên người tổ chức sự kiện sẽ không làm được tất cả mọi việc cần làm vì vậy điều cần thiết là tổ chức sự kiện phải san sẻ bớt công việc cho người khác, mặc dù phải chấp nhận một điều là công việc sẽ không đúng theo ý mình. Nhưng nếu người tổ chức sự kiện cứ ôm đồm công việc một mình thì khả năng tổ chức sự kiện thành công là rất khó. Người tổ chức sự kiện giỏi, người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là người biết dàn trải công việc, quản lí con người, quản lí tổng thể  sự kiện thay vì cứ lo những việc cỏn con.

Xem thêm: 6 bí quyết để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện

4. Tránh lãng phí thời gian

Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc gây mất thời gian cho mình cũng như đội ngũ tổ chức sự kiện của mình hay không? Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biết cách để dành thời gian cho các công việc cần đầu tư thời gian hơn. 

5. Dành thời gian xứng đáng

Nhiều người tổ chức sự kiện than vãn rằng họ không có thời gian để mà ngồi nghĩ ngợi, sắp xếp công việc. Một số khác thì cho rằng việc nén lại thời gian để làm một công việc nào đó còn hơn là phải bỏ vài tiếng tập huấn cho người khác làm được việc đó và sau đó có thể mất thời gian để sửa chữa nó.

Nhưng thực tế người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện thì các nhà tổ chức sự kiện sẽ biết cách bớt thời gian huấn luyện và sửa sai một lần cho ai đó, nhưng những lần sau tổ chức sự kiện họ có thể đảm đương được nó thay cho người tổ chức sự kiện sẽ giúp người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tiết kiệm thời gian rất nhiều. 

Và người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ dành thời gian để lên kế hoạch giải quyết các công việc, chính nhờ thói quen này hình thành sớm mà các nhà tổ chức sự kiện có được thói quen làm việc khoa học về lâu về dài và vì vậy khi các nhà tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc quay cuồng giữa mớ bòng bong suốt đời.

Xem thêm: Những điểm quan trọng trong tổ chức sự kiện cần lưu ý

6. Không bị "nhiễu" công việc

Khi làm người tổ chức sự kiện thì việc đầu tiên các nhà tổ chức sự kiện hiểu rằng đây là ngành dịch vụ và có gì được đặt lên trên bằng sự hài lòng của khách hàng. Nhưng sáng nay tổ chức sự kiện đang có kế hoạch phải giải quyết một số công việc như đi khảo sát địa điểm, duyệt thiết kế và họp phân công công việc, nhưng đột xuất lại có công việc ngoài kế hoạch xen vào như : khách hàng cần người tổ chức sự kiện đi gặp nhà tài trợ cùng họ, hay gặp mặt để khách hàng trao đổi lại một số vấn đề nên những lúc như vậy tổ chức sự kiện lại phải dành thời gian cho nó và làm bê trễ các công việc trong kế hoạch tổ chức sự kiện.

Việc phát sinh các công việc ngoài dự định là việc hết sức bình thường trong nghề tổ chức sự kiện, nhưng tránh để mình bị cuốn theo nó mà đình trệ kế hoạch riêng bằng cách tự đặt ra câu hỏi: Mức độ ưu tiên của công việc đó như thế nào, có cần thiết phải chính mình làm hay ai khác, nếu dời vào lúc khác thì có ảnh hưởng gì không… Người tổ chức sự kiện cần biết cách xử lí khi cần, ưu tiên khi cần và tránh bị "nhiễu" giữa "một rừng" công việc vì nó rất dễ khiến những người tổ chức sự kiện mới vào nghề, những bạn tổ chức sự kiện thực tập sinh,... bị cuốn theo chiều xoay của công việc.

7. Chủ động trong công việc

Có khá nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện thường có đặc tính ngần ngừ chờ đến gần deadline mới thực hiện công việc được phân công. Ông bà vẫn thường nói "nước tới chân mới nhảy", liệu có phải tự dưng mà ông bà chúng ta nói vậy? Chắc do người Việt cũng có một số ít có thói quen này, nhưng khi làm tổ chức sự kiện thì người tổ chức sự kiện không nên tồn tại ý nghĩ này vì nếu người tổ chức sự kiện mà chần chừ thì khi nhiều deadline của nhiều dự án đến cùng một lúc thì người tổ chức sự kiện sẽ như ngồi trên đống lửa đấy. Khi nhận được khách tổ chức sự kiện thì người tổ chức sự kiện nên có kế hoạch giải quyết công việc khoa học và người nên làm ngay đừng đợi đến sát ngày đó mới làm vì khi đến sát deadline thì kết quả tổ chức sự kiện ẩu do không có thời gian hoặc thậm chí là trễ tiến độ.

Xem thêm: Tránh rủi ro trong tổ chức sự kiện

Dù việc do nhiều nguyên nhân: người tổ chức sự kiện bận rộn quá, hoặc do người tổ chức sự kiện tự tin vào năng lực của mình hoặc đơn giản do người tổ chức sự kiện thích chần chừ, nhưng dù sao đó cũng là một tính xấu và dễ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng khi tổ chức sự kiện. Hãy dành ngày dài tháng rộng để hoàn thành công việc đã được giao thay vì ngày dài thì ... còn ngày hẹp thì cuốn lên nhé.

8. Góc làm việc gọn gàng

Đây là việc đơn giản nhất nếu người tổ chức sự kiện muốn tiết kiệm thời gian. Tuy bàn làm việc bừa bộn là thói quen của nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện nhưng nó sẽ tác động vào tâm lý, làm cho người tổ chức sự kiện cảm thấy rất rối trong việc sắp xếp công việc, nó sẽ làm tổ chức sự kiện mất thời gian tìm kiếm những vật dụng, giấy tờ mình cần, chính vì vậy một người làm tổ chức sự kiện không nên để bàn làm việc của mình bừa bộn.

Người tổ chức sự kiện nên áp dụng những nguyên tác cơ bản trong việc quản lý thời gian hằng ngày trong cuộc sống nói chung và trong nghề tổ chức sự kiện nói riêng để quản lí thời gian tốt và làm nghề tổ chức sự kiện thành công.