CÁCH ĐỂ THU HÚT KHÁCH THAM GIA SỰ KIỆN

Thu hút được khách tham gia sự kiện luôn là điều quan tâm hàng đầu trong ngành tổ chức sự kiện. Đối với những sự kiện nội bộ, việc tham gia là điều tất yếu đôi khi việc truyền tải thông tin sẽ rất dễ dàng.

Còn các sự kiện mang tính cộng đồng như: Giới thiệu sản phẩm mới, lễ khởi công - động thể, lễ khai trương, tiệc tất niên, tri ân khách hàng hay một liveshow ca nhạc thì thành công của sự kiện phụ thuộc rất lớn vào khách tham gia. 

Chúng ta phải làm gì để thu hút, truyền thông lan tỏa đến người tham gia sự kiện hiệu quả?

I.Yếu tố quan trọng nhằm thu hút người tham gia

Bất cứ sự kiện nào đều có một điều đặc biệt nào đó để người tham gia móng muốn được tham dự nó. Tuy nhiên, với kinh nghiệm nhiều năm trong tổ chức sự kiện, chúng tôi đúc ra được những yếu tố chính khiến đa số người tham gia sự kiện quan tâm nhất.

1. Sự kiện đó lợi ích gì?

• Lợi ích là điều người tham gia sự kiện quan tâm hàng đầu.
• Lợi ích của họ như kiến thức, tinh thần, vấn đề tâm lý,...thì dù sự kiện đó có mức giá nào, thì khán giả vẫn hy vọng rằng tham dự một sự kiện mang đến nhiều lợi ích cho bản thân mình.
• Lợi ích không những về vật chất lẫn cả về vật chất như tặng quà miễn phí, giảm giá, khuyến mãi cũng là cách rất hiệu quả để thu hút khán giả.

2. Khách mời là ai?

• Khách mời là điều quyết định tới số lượng người tham gia chính là diễn giả hay khách mời của chương trình. Những diễn giả nổi tiếng và những người nổi tiếng như các nghệ sĩ, ca sĩ, diễn viên nổi tiếng sẽ thu hút lượng lớn đông đảo người hâm mộ tới tham gia.
• Việc mời các diễn giả, nghệ sỹ nổi tiếng phù hợp với những sự kiện gắn liền với các sản phẩm của ban tổ chức. Bởi đó chính là cơ hội rất tốt để quảng bá sản phẩm và truyền thông rộng rãi thương hiệu của doanh nghiệp.

3. Chi phí tham dự

• Chi phí tham dự là một vấn đề khá nhạy cảm nhưng cũng rất thiết thực khi nhà tổ chức công bố cho người tham gia. Điều đó vừa thể hiện giá trị của sự kiện, vừa là cách để ban tổ chức thu hồi được kinh phí tổ chức chương trình.
• Tuy nhiên, việc cân nhắc về chi phí của người tham gia rất quan trọng. Anh, chị cần biết đối tượng khách hàng mà mình hướng tới là ai, thuộc tầng lớp nào để đưa ra mức đó có phù hợp hay không.
• Khi đưa ra mức giá phù hợp với đối tượng mà sự kiện của bạn hướng tới cũng chính là cách bạn thu hút được đông đảo lượng khán giả đến nhất, phù hợp với chính mục tiêu truyền thông của chương trình.

II. Một số yếu tố khác

• Ngoài những điều trên, một số điều cũng ảnh hưởng ít nhiều tới số lượng người tham gia sự kiện như: ý tưởng đó hấp dẫn, không gian trang trí sự kiện, địa điểm sự kiện thuận lợi,...
• Cách để thu hút quảng bá, truyền thông của sự kiện đó là gì? 
• Tùy điều kiện và nhu cầu của mỗi chương trình, anh, chị có thể lựa chọn cách truyền thông phù hợp nhất:

1.Tạo sự hấp dẫn của sự kiện

• • Sự hấp dẫn của sự kiện đến chủ yếu từ chính nội dung của chương trình. Nội dung hấp dẫn, thu hút hay nói về một vấn đề thời sự nóng bỏng nào đó luôn được quan tâm hơn rất nhiều so với một sự kiện thông thường.
  • Ngoài ra, tính hấp dẫn của sự kiện còn được tạo ra từ diễn giả hay khách mời của chương trình. Một người nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng sâu rộng tới công chúng hay sở hữu hàng triệu fan hâm mộ luôn là điểm nhấn quan trọng của sự kiện. Chính vì thế mà giá thuê những nhân vật có tầm ảnh hưởng lớn luôn đắt hơn rất nhiều so với những người bình thường có tầm ảnh hưởng ít. 
  • Có thể tạo ra từ những điều mới lạ, lần đầu tiên xuất hiện hay những trải nghiệm đầu tiên. Anh,chị có thể thấy một ví dụ rõ nhất với những buổi ra mắt thiết bị công nghệ mới, những trải nghiệm thiết bị công nghệ, sản phẩm, dịch vụ miễn phí luôn có một sức hút nhất định cho những người quan tâm.
  • Hãy biến nội dung của sự kiện thật hấp dẫn bằng các cách trên, bạn sẽ thấy hiệu quả thật bất ngờ đấy.

2. Có những thứ miễn phí

• • Tạo ra những thứ miễn phí chính là cách bạn đánh trực tiếp vào lòng tham của khán giả. Bất cứ ai khi nghe tới những câu như “miễn phí”, “khuyến mại”, “giảm giá” “voucher” hay tương tự như thế đều cảm thấy tò mò và hứng khởi hơn.
  • Anh chị có thể miễn phí ngay từ phần cửa vào của sự kiện. Mặc dù điều đó sẽ khiến sự kiện của mình thất thu, tuy nhiên hiệu quả mang lại cho chương trình chính là lượng khán giả và từ đó bạn có thể thoải mái quảng bá thương hiệu đến với khách hàng của mình.
  • Có thể tạo ra vé vào miễn phí trá hình bằng cách mua sản phẩm tại sự kiện để được nhận ngay.
  • Anh chị có thể hứa hẹn các phần quà từ sự kiện như sản phẩm dùng thử, voucher giảm giá, chụp ảnh cùng thần tượng,... Đó là cách thu hút lượng khách mời tham gia khá hiệu quả đấy.

3. Tạo sự khan hiếm

• • Sự khan hiếm chỉ hiệu quả với những sự kiện thực sự đáng giá và được dư luận đặc biệt mong chờ. Với những sự kiện như thế, có thể ban tổ chức sẽ rất nhàn trong việc truyền thông. Tuy nhiên, anh, chị  có thể tạo hiệu ứng cho những chương trình sau nữa bằng cách tạo sự khan hiếm vé thực sự và ngày chốt vé cuối cùng.
  • Làm được ngay từ lần đầu thì những lần sau anh, chị sẽ rất dễ dàng trong việc truyền thông, khán giả sẽ tìm đến mình chứ không cần cất công đi tìm nữa.

III. Áp dụng vào sự kiện được không?

• Điều đó là hoàn toàn có thể, nhưng anh, chị cần biết giá trị lớn nhất trong sự kiện của mình là gì? Từ đó, quảng bá chủ yếu vào giá trị đó để khách tham gia thấy được tầm quan trọng thực sự của chương trình.
• Sự khan hiếm có thể áp dụng vào vé tham dự hay món quà trong sự kiện hay những đặc quyền ưu tiên cho những khách tham gia đăng ký sớm. Khéo léo trong việc tạo ra sự khan hiếm cũng là cách khá hiệu quả để anh chị áp dụng.

Tiết lộ các hình ảnh hậu trường

• • Nhiều sự kiện khá kỵ việc tiết lộ cảnh hậu trường bởi các nhà tổ chức luôn muốn những hình ảnh đẹp đẽ nhất đến với khán giả của mình 1 cách khéo léo thì nó vữ khí truyền thông hiệu quả.
  • Đôi lúc, khán giả sẽ rất trân trọng những thành quả của e kip tạo ra chương trình và cảnh hậu trường chính là cách bạn thể hiện sự cố gắng, nỗ lực hay đôi khi là tính chuyên nghiệp trong trước, trong và sau sự kiện. Điều đó sẽ thu hút được khán giả khá tốt.
  • Sự kiện nào cũng cần có người tham gia, nếu không thu hút được người tham gia sự kiện đồng nghĩa với việc sự kiện của mình thất bại. Anh, chị đừng khiến những công sức của mình bị lãng phí bởi một khâu nhỏ nhưng vô cùng quan trọng này.