Nhiệm vụ của công ty tổ chức sự kiện là gì?

Để thu hút khách mời tham dự trong ngày tổ chức sự kiện chắc hẳn người tổ chức sự kiện đã từng có không ít cơ hội tham dự nhiều sự kiện để học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và cũng không ít lần trực tiếp tổ chức sự kiện các sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Và qua mỗi lần tổ chức sự kiện như vậy, người tổ chức sự kiện càng nhận thấy rõ trách nhiệm của mình trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, trách nhiệm gìn giữ hình ảnh công ty tổ chức sự kiện của mình, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện đến khách hàng.

Xem thêm: 3 cách để khách hàng tin tưởng vào công ty tổ chức sự kiện của bạn

Đằng sau mỗi sự kiện được tổ chức thành công, nhiệm vụ thầm lặng của người tổ chức sự kiện thì không hẳn ai cũng nhận ra, càng rất ít người nhận ra nhiệm vụ của công ty tổ chức sự kiện trong suốt sự kiện?

Dưới đây là những chia sẻ về nhiệm vụ của các công ty tổ chức sự kiện khi nhận được hợp đồng tổ chức sự kiện từ khách hàng:

1. Trước khi tổ chức sự kiện diễn ra

Sau khi khách hàng thuê các công ty tổ chức sự kiện để thức hiện tổ chức sự kiện, khách hàng sẽ gặp gỡ người tổ chức sự kiện của công ty tổ chức sự kiện để trao đổi các yêu cầu cụ thể hơn và lúc này người tổ chức sự kiện cũng sẽ biết rõ hơn nội dung và quy mô của sự kiện sắp diễn ra.

Tiếp đó, các công ty tổ chức sự kiện sẽ liên hệ cung cấp các thiết bị sự kiện: âm thanh, ánh sáng, in ấn,..thực hiện set up sân khấu, âm thanh, ánh sáng để chuẩn bị cho sự kiện. Tiếp đó, công ty tổ chức sự kiện hay nói cụ thể là người tổ chức sự kiện và khách hàng sẽ trao đổi lại một lần nữa để đi đến thống nhất về kịch bản chương trình, các bước thanh toán,…

Xem thêm: Âm thanh trong tổ chức sự kiện

Xem thêm: Ánh sáng trong tổ chức sự kiện

2. Sau khi tổ chức sự kiện diễn ra

Người tổ chức sự kiện sẽ đại diện công ty tổ chức sự kiện trực tiếp giám sát quá trình thực hiện các công việc của các nhân sự sự kiện trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, thậm chí là người tổ chức sự kiện sẽ trực tiếp thực hiện.

Khi sự kiện diễn ra, cả người tổ chức sự kiện và khách hàng sẽ cùng trao đổi, góp ý với nhau thành công, thiếu sót trong suốt quá trình tổ chức sự kiện diễn ra như:

Cảm nhận chung về buổi tổ chức sự kiện?

Tổ chức sự kiện có chất lượng không? Có thành công không?

Phản hồi của khách hàng sau khi tham dự sự kiện

Các hạng mục phát sinh

Về phía khách hàng có nhận xét như thế nào về thái độ, chất lượng làm việc của các nhân viên tổ chức sự kiện? Những góp ý, đề xuất, cải thiện cho các dịp tổ chức sự kiện sau.

Về phía các nhà tổ chức sự kiện cũng có những thuận lợi, khó khăn cần khách hàng hỗ trợ tốt hơn khi có cơ hội tổ chức sự kiện trong tương lai.

Tổ chức sự kiện càng lớn thì trọng trách của công ty tổ chức sự kiện càng lớn và đặc biệt là người tổ chức sự kiện - người trực tiếp tổ chức sự kiện. Và để công ty tổ chức sự kiện đi vào lòng khách hàng dù là những khách hàng khó tính nhất thì người tổ chức sự kiện phải có kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng quản lý thời gian, quản lý con người,..

Hơn hết người tổ chức sự kiện phải nắm rõ các dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện của mình cung cấp đến khách hàng là gì, tâm lý của khách hàng, tâm lý của khách mời tham dự trong ngày tổ chức sự kiện. Bên cạnh, việc các công ty tổ chức sự kiện xây dựng những mối quan hệ tốt với truyền thông, nghệ sĩ giới showbiz,..sẽ cũng mở ra nhiều cơ hội hợp tác cho công ty tổ chức sự kiện của mình.