Yếu Tố Thành Công Của Lễ Khai Trương (Phần 2)

Tiếp nối với cẩm nang Yếu Tố Thành Công Của Lễ Khai Trương (Phần 1) nay SKYENTER sẽ mang đến bạn đọc phần kế tiếp để hiểu rõ hơn những công việc cần chú ý để có một lễ khai trương hoàn hảo.

Xem thêm: Tổ Chức Sự Kiện Lễ Khánh Thành

1. Ngân sách tổ chức lễ khai trương

Yếu tố quan trọng để tổ chức một buổi lễ khai trương đó là kinh phí, bởi vì nó có liên quan đến việc định ra cách thức tổ chức lễ khai trương. Nếu ngân sách cao thì sẽ nhận được nhiều dịch vụ tốt, hoành tráng và ngược lại. Đối với một sự kiện đánh dấu khởi đầu quan trọng thì gia chủ cũng không nên qua tiết kiệm, vì nếu chương trình quá tẻ nhạt sẽ không thể thu hút khách hàng và không có sự chuẩn bị chu đáo. Ngược lại, việc chi quá tay vào những hạng mục cần thiết cũng sẽ khiến chương trình bị sao lãng. Việc dự trù kinh phí phải cần thận và phân chia theo từng mục khác nhau, phải ưu tiên những hạng mục quan trọng trước để giúp bạn quản lý tốt kinh phí của mình. Lựa chọn dịch vụ phù hợp với từng quy mô chương trình để lễ khai trương có được hiệu quả tốt nhất.

2. Xác định hình thức sự kiện khai trương

Việc xác định cách thức tổ chức trước khi chuẩn bị mọi hạng mục là một cách làm thông minh với những đơn vị chuyên nghiệp. Vì vậy, có rất nhiều cách để tổ chức một buổi lễ khai trương tùy vào kinh phí cũng như kinh nghiệm tổ chức:

• Lễ khai trương truyền thống

Cách tổ chức lễ khai trương theo cách truyền thống được rất nhiều cửa hàng, văn phòng áp dụng bởi tính đơn giản và nhanh chóng. Chương trình lễ khai trương theo cách này sẽ bao gồm đón tiếp khách mời, bài phát biểu của chủ cửa hàng/giám đốc, v.v và nghi thức cắt băng khánh thành sau đó sẽ dùng tiệc (có thể có hoặc không) và sẽ có tiết mục múa lân sư rồng tại nơi tổ chức.

• Lễ khai trương kết hợp gameshow

Để có thể thu hút được đám đông, đặc biệt là những người qua đường, nhiều sự kiện khai trương tổ chức thêm nhiều hoạt động giải trí, vui chơi, khuyến mãi nhằm đánh vào tâm lý khách hàng.

• Lễ khai trương kết hợp triển lãm

Đối với những showroom vào những ngày đầu hoạt động, việc tỏ chức một buổi triển lãm trưng bày những sản phẩm nổi bật của mình, theo sau đó sẽ là lời giới thiệu về công dụng của sản phẩm góp phần mang đến những thông tin hữu ích cho khách hàng.

3. Lên kịch bản chương trình cụ thể

Kịch bản chương trình khai trương được lên sau khi đã có kế hoạch tổ chức cụ thể. Một kịch bản đầy đủ chi tiết là một kịch bản bao gồm những thông tin rõ ràng, dễ hiều và được phổ biến với nhiều người trong ban tổ chức. Trong kịch bản sẽ bao gồm: địa điểm, thời gian tổ chức, timeline cho từng việc và từng hoạt động diễn ra trong chương trình cũng như người thực hiện các việc đó. Việc thực hiện sẽ càng thuận lợi nếu kịch bản đầy đủ các chi tiết.

4. Chuẩn bị các hạng mục tổ chức

Một buổi lễ khai trương thành công và có được sự ấn tượng từ khách hàng, bạn cần phải chuẩn bị kĩ các hạng mục sau:

• Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
• Đoàn lân sư rồng
• Thiết kế và in backdrop

Việc chuẩn bị các hạng mục sao cho phù hợp là tùy thuộc vào ngân sách để có được một buổi lễ khai trương thành công tốt đẹp.

5. Kinh nghiệm trong việc tổ chức lễ khai trương

Những yếu tố trên chính là nền tảng cơ bản cho việc tổ chức lễ khai trương nhưng việc có kinh nghiệm để tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố cực kì quan trọng. Vì nếu không có kinh nghiệm thì một chương trình được chuẩn bị kỹ càng đến mấy cũng sẽ rất dễ xảy ra sai sót.

6. Lập kế hoạch với time line và phân công cụ thể

Việc lập ra một kế hoạch chi tiết từng hoạt động thì chưa đủ, ban tổ chức cần có thêm thời gian và khoảng thời gian hoàn thành cụ thể nhằm đảm bảo tiến trình hoạt động. Bên cạnh đó, cần chú ý người thực hiện từng hạng mục cụ thể. Tuyển chọn nhân sự có chuyên môn, có sự hiểu biết nhất định về hạng mục mà mình phục trách để công việc được tiến hành tốt nhất, đây cũng là một phương pháp để chia nhỏ trách nhiệm cho nhiều người để giảm áp lực cho người đứng đầu mà hiệu quả công việc lại cao.

7. Dự trù những phát sinh và những phương pháp xử lý và dự phòng

Mọi công tác chuẩn bị cho sự kiện khai trương dù có chu đáo đến mấy thì cũng khó có thể kiểm soát được những phát sinh, rủi ro từ phía khách quan. Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là biết cách dự trù trước những phát sinh và đưa ra phương án xử lý kịp thời.

Xem thêm: Tổ Chức Sự Kiện Lễ Khai Trương