TỔ CHỨC SỰ KIỆN THEO HÌNH THỨC M.I.C.E CHUYÊN NGHIỆP

I.  Hình thức M.I.C.E là gì?

M.I.C.E là hình thức du lịch kết hợp với hội nghị, hội thảo, tổ chức sự kiện, du lịch khen thưởng của các Công ty cho nhân viên, đối tác. M.I.C.E – viết tắt của Meeting ( hội họp, gặp mặt ), Incentive ( khen thưởng ), Convention ( hội nghị, hội thảo) và Exhibition ( triển lãm ). Đoàn khách mời tham gia sự kiện này thường rất đông, lên tới vài trăm người và đặc biệt mức chi tiêu thường cao hơn các tour du lịch bình thường vì ban tổ chức sẽ thiết kế tour chuyên biệt theo yêu cầu. M.I.C.E hiện là loại hình kinh doanh mang lại nhiều nguồn thu lớn cho các công ty tổ chức sự kiện và các công ty du lịch.

MICE mang tính đặc thù rõ rệt bởi quy mô tổ chức lớn, cũng như thường phục vụ dòng khách có khả năng chi trả cao với nhiều yêu cầu khá khắt khe về cơ sở hạ tầng, dịch vụ trong quá trình tổ chức. Dựa trên lợi thế có sẵn của điểm đến (di sản văn hóa, và tự nhiên, lễ hội truyền thống, làng nghề thủ công truyền thống, ẩm thực, con người thân thiện...) và xu thế phát triển của thị trường du lịch, Việt Nam hoàn toàn có thể phát triển mạnh mẽ du lịch MICE trở thành sản phẩm du lịch cốt lõi theo hướng phát triển Việt Nam trở thành trung tâm của các sự kiện quốc tế (hội nghị, hội thảo, thể thao, văn hóa) kết hợp tham quan, nghỉ dưỡng.

Với tiềm năng lớn trong việc xây dựng các sản phẩm sự kiện độc đáo, du lịch có khả năng thu hút đông đảo đối tượng khách. Công ty Tổ chức sự kiện SKYENTER sẽ đưa ra những gợi ý về việc tổ chức sự kiện theo hình thức MICE một cách chuyên nghiệp, nhằm phục vụ những khách hàng “khó tính” như khách du lịch công vụ và phát triển ngành tổ chức sự kiện cũng như ngành du lịch Việt Nam.

II.   Các quy trình tổ chức sự kiện M.I.C.E chuyên nghiệp:

1. Xác định mục đích tổ chức, yêu cầu và ngân sách

Các thông tin ban đầu rất quan trọng để lên kế hoạch tổ chức MICE, ngân sách sẽ quyết định chọn lựa địa điểm ở đâu, resort 4 sao hay 5 sao, có thuận tiện cho di chuyển (máy bay, ô tô...), rồi tuỳ thuộc vào chương trình để chọn lựa nơi tổ chức: có bãi cỏ cho team building hay gala dinner ngoài trời hay không, có nhiều điểm tham quan hấp dẫn...

Và quan trọng nhất là lựa chọn các công ty Tổ chức sự kiện hoặc các công ty Du lịch uy tín, chất lượng để hợp tác tổ chức.

2. Khảo sát & chọn lựa địa điểm tổ chức phù hợp

Từ ngân sách và mục tiêu đã đề ra, sẽ dễ dàng lựa chọn ra những địa điểm phù hợp tiêu chí. Hiện nay ở nước ta, các resort tại Nha Trang, Phú Quốc, Đà Nẵng, Hạ Long, Vũng Tàu… là những địa điểm thường xuyên được tổ chức các sự kiện MICE vì phong cảnh đẹp, cơ sở vật chất và dịch vụ tốt. Ngoài ra cũng có nhiều doanh nghiệp chọn điểm đến là các nước lân cận.

3. Lên lịch trình chi tiết

Dựa trên thông tin nghiên cứu và dữ liệu khảo sát, nhà tổ chức phải phác thảo kế hoạch tổ chức sơ bộ. Với một sự kiện M.I.C.E chuyên nghiệp, thông thường sẽ bao gồm các hoạt động như hội thảo chuyên môn hoặc họp nội bộ, team building, gala dinner, tour tham quan… Các hạng mục trong sự kiện cần được sắp xếp và bố trí hợp lý, cân bằng, tạo sự thoải mái và hứng thú cho người tham dự.

4. Sắp xếp nhân sự phụ trách và điều phối

Sau khi đã lập được kế hoạch, bước tiếp theo cần làm là bố trí nhân sự phụ trách các hạng mục sự kiện. Do có rất nhiều hoạt động nên việc bố trí nhân sự là vô cùng quan trọng. Từ việc lo đưa đón (bằng xe ô tô, hoặc đưa đón tại sân bay), check in tại khách sạn, ăn tại nhà hàng, hướng dẫn viên tham quan, nhân sự tổ chức team building, gala dinner…

5. Điều phối sự kiện theo lịch trình

 Để sự kiện MICE diễn ra được thành công, đội ngũ tổ chức cần phải giải quyết một khối lượng lớn công việc trong khoảng thời gian ngắn. Từ khâu chuẩn bị cho sự kiện đến việc vận hành và điều phối sự kiện theo lịch trình.

Khi tổ chức, cũng cần chuẩn bị trước các phương án dự phòng và xử lý rủi ro trong sự kiện để hạn chế tối đa những sự cố bất ngờ. Bên cạnh đó, đội ngũ tổ chức cũng cần có sự năng động và linh hoạt, cũng như kinh nghiệm nhất định để xử lý ngay khi có sự cố xảy ra.

III.  Kết

Trong những năm gần đây, hình thức tổ chức sự kiện kết hợp du lịch đang ngày càng phổ biến và được ưu chuộng trên toàn thế giới. Đặc biệt tại những đất nước có nền du lịch đang phát triển như Singapore, Thái Lan, Việt Nam,… thì đây là loại hình kinh doanh tiềm năng, nhiều tài nguyên khai thác.

Đánh giá về tiềm năng phát triển M.I.C.E, đoàn chuyên gia WTO cho rằng: Việt Nam là đất nước có tiềm năng rất lớn và nếu tiếp tục phát triển sẽ là đối thủ đáng ngại của Singapore ( nơi thu hút M.I.C.E lớn nhất Đông Nam Á hiện nay ). Việt Nam có cảnh quan thiên nhiên đẹp, thời tiết trong lành, nhiều di sản văn hóa, có kì quan thế giới, hệ thống khách sạn, resort phát triển…

Tuy nhiên để tổ chức thành công một sự kiện M.I.C.E đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm, nỗ lực từ đội ngũ tổ chức. Các doanh nghiệp nên chọn những đối tác để kết hợp tổ chức sự kiện là những công ty sự kiện, du lịch có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm để sự kiện đạt hiệu quả tốt nhất.

SKYENTER Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực SKYENTER hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng SKYENTER sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46 / 086 670 47 47

 Mail : info@skyenter.vn

SKYENTER Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!