Quy trình tổ chức thành công một buổi Hội nghị Hội thảo

Để có thể tổ chức sự kiện hội nghị,hội thảo thành công thì khâu tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng, đòi hỏi sự tươm tất,cẩn thẩn và chu đáo.

Để tránh sai sót và bỏ quên một vài chi tiết trong khâu tổ chức sự kiện hội nghị - hội thảo đơn vị tổ chức sự kiện cần kế hoạch tổ chức sự kiện và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng nhân sự với từng hạng mục cụ thể, trách nhiệm trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.

Thông thường, tùy vào quy mô, tính chất cụ thể của từng chương trình tổ chức sự kiện cụ thể mà người quản lí chương trình tổ chức sự kiện cần phân bổ chương trình thành nhiều bước để khâu quản lí tổ chức sự kiện và tổ chức sự kiện đạt hiệu quả cao nhất. Và nhìn chung thì quy trình tổ chức sự kiện hội nghị - hội thảo gồm những bước cơ bản sau:

1. Tìm hiểu, sáng tạo và thống nhất chủ đề:

• Chủ đề phải gắn liền và làm toát lên thông điệp của buổi tổ chức sự kiện hội nghị-hội thảo
• Yếu tạo sáng tạo là không thể thiếu
• Chủ đề phải thống nhất trong khâu trang trí, set up, nội dung,..

2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện: 

• Kế hoạch phải đáp ứng yêu cầu, đạt được mục đích chương trình
• Chuẩn bị nội dung đầy đủ
• Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị-hội thảo.
• Xác định số lượng khách mời
• Lên timeline và agenda
• Lên bảng ngân sách (bao gồm cả ngân sách dự trù)
• Lên kế hoạch set up
• Danh sách đơn vị phối hợp tổ chức( nếu có)
• Chuẩn bị form ghi nhận feedback từ khách hàng để cải thiện chất lượng chương trình tổ chức sự kiện 

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

3. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện:

• Chuẩn bị thư mời, thiệp mời.
• In ấn backdrop
• Cánh truyền thông, báo chí
• Set up sân khấu, âm thanh,ánh sáng ( nếu có)
• Cung cấp nhân sự : PG, PB, MC, hoạt náo viên,ca sĩ, band nhạc ..cho buổi tổ chức sự kiện hội nghị -hội thảo
• Một số dịch vụ kèm theo: teabreak, finger food, đưa đón khách,..

Xem thêm: 6 Tips để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện

4. Công tác tổ chức sự kiện:

• Tiếp đón và hướng dẫn ban lãnh đạo, khách mời
• MC dẫn dắt chương trình khéo léo dựa trên kịch bản
• Tạo sự tương tác, gắn kết giữa ban lãnh đạo, mời khách
• Người quản lí phải theo sát và đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.

Xem thêm: PG-PB góp sức làm nên thành công sự kiện

5. Kết thúc chương trình tổ chức sự kiện:

• Tóm tắt nội dung chính đã diễn ra
• Thông báo ý kiến kết luận
• Ghi nhận lại feedback 

6. Tổng kết chương trình tổ chức sự kiện:

• Đánh giá nội dung chương trình tổ chức sự kiện 
• Xử lý các feedback
• Đánh giá hiệu quả chương trình tổ chức sự kiện