Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị

Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng

Xem thêm: Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên và quan trọng tại các công ty, doanh nghiệp nhằm gửi lời tri ân đến khách hàng, đối tác trong kinh doanh. Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng được thực hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như lễ kỷ niệm, họp mặt, lễ tri ân hoặc đối với những công ty có nhiều hệ thống đại lý thì còn có các tên gọi khác nhau như hội nghị vinh danh nhà phân phối, tri ân đại lý ... Dù dưới tên gọi nào đi nữa, thì hội nghị khách hàng vẫn là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một sự kiện quảng bá có hiệu quả, tăng cường quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng.

Với tầm quan trọng và lợi ích mà sự kiện mang lại, thì quy tình tổ chức hội nghị khách hàng này phải được thực hiện chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và đặc biệt gây ấn tượng với khách mời tham dự. Chúng tôi chia sẻ với bạn quy trình tổ chức cụ thể, để doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng một cách chuyên nghiệp như sau nhé:

1. Lên danh sách khách mời:

Trước tiên, bạn cần xác định sẽ mời những ai đến tham dự chương trình tổ chức hội nghị khách hàng của mình? Ngoài các đối tượng khách mời chính là đại lý, nhà phân phối, nhà cung cấp, đối tác, thi bạn nên mời giới truyền thông đến tham dự.

Xác định danh sách khách mời cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn có kế hoạch tiếp đón chu đáo, giúp khách mời cảm thấy được trân trọng và tri ân trọn vẹn hơn.

2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng:

Thời gian tổ chức phải đảm bảo thuận lợi để tất cả khách mời đều tham dự sự kiện, thường được diễn ra vào các buổi chiều, bắt đầu từ 17 giờ và ưu tiên tổ chức vào ngày cuối tuần.

Chủ đề: Mỗi một sự kiện cần có một chủ đề, hay còn gọi là concept. Tất cả mọi thứ thuộc về chương trình tổ chức hội nghị khách hàng: quà tặng, thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, bannerol, backdrop cần được thiết kế theo một chủ đề như vậy sẽ tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn. Hạn chế lặp lại ý tưởng, hay đi theo lối mòn của năm trước để tránh gây nhàm chán cho người tham dự.

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng: thường diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay ngay tại chính doanh nghiệp của bạn. Dù ở bất cứ đâu, cần phải đảm bảo các yếu tố sau: phù hợp với số lượng người tham dự; dễ dàng tìm kiếm, giao thông thuận tiện; thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, hiện đại.

3. Xác định ngân sách:

Dự trù ngân sách với các khoản chi tiêu được liệt kê rõ ràng, là việc không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng.

Thông qua mục đích của sự kiện và số lượng khách tham dự, bạn cần tính toán ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng thật hợp lý, đảm bảo hiệu quả đạt được cao hơn với mức kinh phí đã bỏ ra.

4. Triển khai và phân công công việc:

Lập tổ công tác, phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng cá nhân tham gia đảm nhiệm

Lập bảng kế hoạch tiến độ thực hiện để theo dõi, kiểm tra

Thành lập nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng nhóm

Bạn phải đảm bảo một sự kiện sẽ được thi công hoàn chỉnh trước ngày diễn ra từ 1 đến 2 ngày,  cũng như dự đoán trước những rủi ro để không gặp sự cố hoặc liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ tận tình cho bạn.

Xem thêm: thiết kế, thi công sân khấu sự kiện

Trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, bạn nên dự trù một buổi hoặc một ngày cho việc tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra. Việc này sẽ giúp các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau hơn, đồng thời giúp bạn có những điều chỉnh kịp thời nếu xảy ra sai sót.

5. Tổ chức Hội nghị khách hàng:

Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm những nội dung chính như sau:

Đón khách: Là nghi thức quan trọng của Hội nghị, mang tính khẳng định đẳng cấp của sự kiện, do đó bạn cần trao đổi với nhóm lễ tân về tác phong, trình tự check in hoặc liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện để thuê nhân sự Lễ tân chuyên nghiệp nhé.

Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi: Nếu khách VIP không đến đủ, bạn nên chủ động đón khách thường lên các vị trí còn trống để tránh không gian hội trường bị trống và rời rạc.

Xem thêm: Cung cấp - Cho thuê Lễ tân, Cung cấp PG đón khách

Phần lễ tiệc hội nghị khách hàng bao gồm phát biểu của ban lãnh đạo, trao quà tri ân cho khách hàng, khui sâm panh khai tiệc.

Tiệc: Tùy thuộc vào kinh phí để chọn những món ăn ngon, đảm bảo dinh dưỡng và phù hợp với khẩu vị của nhiều người

Chương trình văn nghệ phải sắp xếp các tiết mục ca múa nhạc hợp lý, xuyên suốt, để việc tổ chức hội nghị khách hàng thực sự thu hút khách mời. Mở màn với tiết mục nhẹ nhàng, tiết mục chuyển tiếp từ phần tiệc sang gameshow hoặc ảo thuật và tiết mục sôi động ở phần cuối chương trình.

      Xem thêm: Cung cấp ca sĩ - nhóm nhạc

Gameshow, bốc thăm trúng thưởng: Đây chính là phần nội dung sôi nổi nhất của chương trình tổ chức hội nghị khách hàng. Nên chọn những MC có chất giọng khỏe, có kinh nghiệm hoạt náo để làm không khí hội trường hào hứng hơn.

6. Kết thúc:

Sau khi hội nghị khách hàng kết thúc, lễ tân đứng tại cửa ra vào tặng quà cho khách và niềm nở tiễn khách ra về, sẽ giúp khách hàng thấy mình được tri ân trọn vẹn.