Những điều mà người tổ chức sự kiện cần ghi nhớ

Người làm tổ chức sự kiện ngoài tố chất cần của một người làm tổ chức sự kiện, có các kỹ năng thì mới có thể làm tốt, tổ chức sự kiện thành công. Nhưng đôi khi vì tổ chức sự kiện có khá nhiều vấn đề để người làm tổ chức sự kiện phải lo, nên dễ dẫn tới người tổ chức sự kiện mãi lo những phần quan trọng to tát, mà quên đi những chi tiết nhỏ nhặt cần phải tính toán đến trong quá trình tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Tố chất cần có của nghề tổ chức sự kiện

Những điều cơ bản nhỏ nhặt đó không phải người tổ chức sự kiện nào cũng biết. Bởi vậy bài viết này cung cấp cho các bạn những kỹ năng tối thiểu một người tổ chức sự kiện cần biết để làm tốt và có những sự thành công.

1. Người tổ chức sự kiện phải biết viết proposal, kịch bản chương trình, MC Script,..

2. Người tổ chức sự kiện phải có trong tay ít nhất 3 supplier về in ấn/thi công và có mối quan hệ làm việc tốt với các supplier

Xem thêm: Kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp trong tổ chức sự kiện

3. Lấy thông tin về các địa điểm tổ chức sự kiện, chụp hình ảnh về địa điểm tổ chức sự kiện và lưu các dữ liệu lại để sử dụng khi cần thiết.

Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn địa điểm khi tổ chức sự kiện

4. Người tổ chức sự kiện phải biết sử dụng bộ đàm trong quá trình tổ chức sự kiện

5. Người tổ chức sự kiện phải biết phân biệt các loại jack cắm của dàn âm thanh

6. Người tổ chức sự kiện phải biết sử dụng cơ bản các phần mềm để tránh quá lệ thuộc vào thiết kế để chỉnh sửa những chi tiết nhỏ nhặt như là một dòng chữ hay xê dịch vị trí một chi tiết nào khiến người tổ chức sự kiện trở nên bị động và mất thời gian chờ đợi.

7. Người tổ chức sự kiện phải biết các cách truy cập Internet ở mọi lúc, mọi nơi

8. Người tổ chức sự kiện phải biết sử dụng MicroSoft Office, đặc biệt là Power Point

9. Người tổ chức sự kiện phải biết sử dụng các chương trình máy tính khác hỗ trợ cho việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. 

10. Người tổ chức sự kiện phải biết kết nối máy tính với máy chiếu, sử dụng máy chiếu. Không phải trong khi tổ chức sự kiện nào người tổ chức sự kiện cũng thuê các supplier cung cấp những hạng mục này, vì thế trong quá trình làm việc, nên tìm hiểu khi có cơ hội, chắc chắn sẽ phải sử dụng đến.

11. Người tổ chức sự kiện phải biết thủ tục, giấy tờ về xin phép quảng cáo, tổ chức sự kiện. Dù là người tổ chức sự kiện trực tiếp đi xin giấy phép hay khách hàng đi xin thì người tổ chức sự kiện cũng phải nắm được thủ tục để biết được trình tự và thời gian, sau đó sắp xếp kế hoạch tổ chức sự kiện sao cho phù hợp.

12. Người tổ chức sự kiện phải biết phân biệt các loại tiệc: finger food, teabreak,..

Xem thêm: Vai trò của Tiệc Teabreak trong tổ chức sự kiện

13. Người tổ chức sự kiện phải có mối quan hệ tốt với nhiều bầu show

14. Người tổ chức sự kiện phải biết vài kĩ năng canh góc chụp ảnh. Việc này cần thiết khi đi khảo sát để đem về cho thiết kế các hạng mục cũng như hình ảnh để làm tư liệu. Trong khi tổ chức sự kiện cũng là lúc người tổ chức sự kiện trổ tài chụp ảnh tại các sự kiện không có nhân sự chụp ảnh hỗ trợ.

15. Người tổ chức sự kiện phải có vài kho tàng list nhạc hay để sử dụng khi cần đến

16. Người tổ chức sự kiện phải biết lên dự trù kinh phí

Xem thêm: Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

17. Người tổ chức sự kiện phải có mối quan hệ rộng rãi với các agency khác để hỗ trợ khi cần