Kinh nghiệm viết báo cáo sau khi tổ chức sự kiện cho khách hàng

Trong ngành tổ chức sự kiện cũng như ngành nghề khác, người tổ chức sự kiện cũng cần làm báo cáo sau khi tổ chức sự kiện gửi khánh hàng để khách hàng nắm rõ tiến độ công việc, hiệu quả sau khi tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số lưu làm báo cáo sau khi tổ chức sự kiện:

1. Con số cụ thể

Nghề nào cũng vậy, con số là bằng chứng giúp bạn chiếm được lòng tin thay vì đưa ra những nhận xét mang tính cảm tính, thiếu chính xác và thuyết phục. Nên người tổ chức sự kiện muốn thuyết phục khách hàng, cũng như báo cáo về chính xác công việc thì người tổ chức sự kiện thay vì nói suông: có 1000 tờ rơi được phát ra, 50 bandrol được treo…  thì người tổ chức sự kiện  nên có các thống kê về con số chính xác tuyệt đối gửi khách. Cách này là cách giúp tổ chức sự kiện trở nên chuyên nghiệp và được khách hàng tin tưởng.

Để có được những con số như vậy gửi đến khách hàng, thì người đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải có công tác thu thập dữ liệu. Khi tổ chức sự kiện, hãy bố trí bộ phận ghi nhận số lượng người tham dự sự kiện, có thể thông qua các phiếu bốc thăm trúng thưởng, lượt sticker được phát ra cho khách tham dự, có thể bố trí các bàn cho phép đăng ký tham gia các trò chơi, hoạt động… để nắm được mức độ hưởng ứng của khách hàng.

Xem thêm: Các trò chơi mang đậm tính Teamwork của tổ chức sự kiện

Nên nhớ rằng, khách hàng không yêu cầu người tổ chức sự kiện thu thập database người tham dự trong ngày tổ chức sự kiện có thể vì khách hàng chưa nghĩ ra việc đó chứ không phải là không cần, cho nên nếu người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong khả năng có thể giúp khách hàng làm việc này, chắc chắn trên môi khách hàng  sẽ nở nụ cười hài lòng về sự nghiệp của người tổ chức sự kiện đấy.

2. Hình ảnh thực tế

Trong suốt quá trình tổ chức sự kiện cần lưu ý chụp ảnh lại tất cả các hoạt động diễn ra, từ việc phát tờ rơi, treo bandrol, dán poster trước khi tổ chức sự kiện, chụp lại những nơi đã treo banner trong sự kiện… để khách hàng kiểm chứng độ phủ thương hiệu của họ thông qua tổ chức sự kiện . Để chứng minh người tham dự rất hài lòng tham gia buổi tổ chức sự kiện hãy ghi hình lại những gương mặt hào hứng của họ khi tham gia sự kiện, những đám đông vây quanh các bàn đăng ký… Những hình ảnh này sẽ tường thuật lại sống động nhất về sự kiện, làm cho khách hàng, kể cả những người chưa được chứng kiến tận mắt sự kiện, đều cảm thấy hết sức thỏa mãn.

3. Quan tâm giá trị khách hàng đạt được

Khi tổ chức sự kiện khách hàng đều có những mục đích riêng, nhưng thông thường tổ chức sự kiện là một hoạt động nhằm đạt được mục đích chính là marketing cho công ty, sản phẩm, thương hiệu,.. khách hàng sẽ không bỏ tiền ra đầu tư cho vui cả. Cho nên, khi khám phá được nhu cầu của khách hàng và tổ chức sự kiện theo như mong muốn của khách hàng, hãy chứng minh cho khách hàng thấy khi khách hàng liên hệ đến đơn vị tổ chức sự kiện nói chung và người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như bạn là một lựa chọn đúng đắn.

Và người tổ chức sự kiện hãy cố gắng tính toán xem bao nhiêu người tham dự buổi tổ chức sự kiện trên tổng số người mà người tổ chức sự kiện đã áp dụng các chiến lược marketing: phát tờ rơi, bán vé online, bán offline,... Nếu như sự kiện còn nhỏ người tổ chức sự kiện có thể tính toán tỉ lệ tờ rơi phát ra so với số khách mời tham gia buổi tổ chức sự kiện, còn đối với các sự kiện lớn, người tổ chức sự kiện cũng phải tính toán và báo cáo tình hình đến khách hàng nhé. Ví dụ: bao nhiêu người đăng ký dùng thử sản phẩm trên tổng số khách tham dự  buổi tổ chức sự kiện, bao nhiêu người được thuyết phục ký hợp đồng mua hàng trong tổng số những người tham dự, tỷ lệ nhận biết và ghi nhớ thương hiệu sau khi tham dự là bao nhiêu phần trăm… Cho dù nó thấp hay cao thì cũng đều là một con số rất rõ ràng, cụ thể giúp khách hàng biết chắc chắn tổ chức sự kiện đem lại cho khách hạng được những gì.

Xem thêm: 3 cách để khách hàng tin tưởng vào công ty tổ chức sự kiện của bạn

4. Góp ý, đề xuất thêm cho sự kiện tới

Trong tổ chức sự kiện người tổ chức sự kiện  có khá nhiều báo cáo sau khi tổ chức sự kiện: báo cáo trong nội bộ, báo cáo gửi khách hàng... nên người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đừng quên phần đánh giá và đề xuất ở cuối báo cáo gửi cho khách hàng.

Xem thêm: Gợi ý hay giúp công ty tổ chức sự kiện “lấy lòng”, “tìm kiếm” khách hàng

Người tổ chức sự kiện thể hiện cho khách hàng thấy tổ chức sự kiện thành công như thế nào, có trở ngại gì hay không, nguyên nhân gì gây ra các trở ngại, đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện tốt chưa? hay nhân viên của phía khách hàng đã phối hợp tốt với bên nhân viên hay chưa? Bạn cũng nên mạnh dạn đề xuất với khách hàng một số ý tưởng để cải thiện nếu tiếp tục tổ chức sự kiện cho những lần sau nhé. Khách hàng chắc chắn sẽ đánh giá cao thiện chí của  tổ chức sự kiện như bạn, thấy rằng người  tổ chức sự kiện cũng có trách nhiệm trong việc chia sẻ công việc với khách hàng để đảm bảo giảm thiểu trục trặc trong tổ chức sự kiện. Và tất nhiên, khách hàng sẽ nghĩ đến đơn vị tổ chức sự kiện, nghĩ đến người tổ chức sự kiện như bạn đầu tiên khi muốn tổ chức sự kiện sau này.