Kinh nghiệm tổ chức khai trương

Tổ chức khai trương là một sự kiện vô cùng quan trọng đối với tất cả doanh nghiệp. Nghi lễ tổ chức khai trương là nghi lễ khởi đầu cho một doanh nghiệp nên nó lại càng đặc biệt quan trọng. Tổ chức khai trương là một bước đệm mang đến sự thành công, sự may mắn cho mỗi doanh nghiệp. Vì vậy trước khi tổ chức khai trương doanh nghiệp nào cũng thường đi xem một ngày thật tốt để tổ chức khai trương. Tổ chức khai trương doanh nghiệp còn là dịp các doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu mới đến những khách hàng. Việc tổ chức khai trương chuyên nghiệp bước đầu sẽ gây thiện cảm trong mắt đối tác cũng như khách hàng.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện khai trương - Một mở đầu hoàn hảo

Dưới đây là một số kinh nghiệm về việc tổ chức khai trương giúp người tổ chức sự kiện có những chuẩn bị trước tránh mắc lỗi trong quá trình tổ chức khai trương.

1. Tổ chức khai trương luôn cần người đi đầu

Để tổ chức khai trương thành công phụ thuộc rất nhiều vào người quản lý tổ chức sự kiện khai trương. Đối với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn có một người quản lý như thế này. Người quản lý tổ chức sự kiện đóng vai trò đầu tàu, lãnh đạo chỉ ra những phương hướng kế hoạch xây dựng một buổi lễ tổ chức khai trương.

Xem thêm: Các vị trí nhân sự trong tổ chức một sự kiện

2. Tổ chức khai trương cần tinh thần đồng đội

Người tổ chức sự kiện quan trọng tiếp theo là các thành viên trong đội tổ chức sự kiện, họ là người đóng góp ý kiến để sao cho kế hoạch tổ chức khai trương hoàn thiện. Thành viên có thể đưa ra ý tưởng cho sự kiện tổ chức khai trương và cùng nhau bàn bạc để thống nhất ý tưởng tổ chức khai trương. Lên một bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện tổ chức khai trương, hay nói cách khác kế hoạch chính là cái cốt yếu đầu tiên cho sự thành công của tổ chức khai trương. Ban đầu người tổ chức khai trương sẽ lên bản kế hoạch cơ bản, sau đó là bản kế hoạch chi tiết về tiến độ công việc trong suốt quá trình tổ chức khai trương cũng như chi tiết về chương trình tổ chức khai trương. Trong quá trình xây dựng thì các thành viên trong đội sẽ bắt đầu góp ý để cho bản kế hoạch được bổ sung cũng như giúp nó hoàn thiện. Đặc biệt trong bản kế hoạch tổ chức khai trương phải có chi tiết về chi phí dự kiến.

3. Theo sát khâu tổ chức khai trương

Sau khi có bản kế hoạch chi tiết tổ chức khai trương, người tổ chức sự kiện sẽ bắt tay vào thực hện công tác tổ chức các khâu chuẩn bị cho việc tổ chức khai trương. Chuẩn bị về âm thanh, ánh sáng, trang trí, đội lễ tân…Việc chuẩn bị nên hoàn thiện sớm ít nhất 1-2 tiếng trước khi buổi lễ tổ chức khai trương chính thức diễn ra. Đặc biệt nếu buổi lễ tổ chức khai trương lớn thì công tác chuẩn bị càng phải chu đáo hơn để tránh sai sót không đáng có trong khi tổ chức khai trương.

Xem thêm: Cách tốt nhất để tổ chức sự kiện khai trương thành công trọn vẹn

4. Lưu tâm đến các vấn đề nhỏ trong tổ chức khai trương

Có một số điểm cần lưu ý như sự kiện ngoài những khách mời cần thiết như đối tác, đại diện khách hàng hay các nhà lãnh đạo cần xem xét khách mời bên báo chí, truyền hình. Mua bông cài áo cho khách  mời. MC, quà lưu niệm cho khách về, trên món quà đặc biệt phải có tên và lo go công ty. Nước uống, băng đeo ngang người cho các cô cầm mâm vuông đựng kéo trên đó cũng phải in tên và lo go công ty. Màu khăn nên theo màu sắc nhận diện của thương hiệu hoặc màu đỏ.

Một vật dụng rất đơn giản nhưng dễ mắc lỗi là băng rôn để cắt trong ngày tổ chức khai trương, nếu là 6 người cắt thì phải có 7 người bưng mâm mới đúng, trên mỗi mâm là 1 bông trên băng để cắt.
Trong buổi lễ tổ chức khai trương nên có dịch vụ cung cấp lân sư rồng, nên thuê lân sư rồng để có một đội múa lân cho ngày tổ chức khai trương rộn ràng hơn, nhiều niềm vui hơn. 
Trong suốt quá trình tổ chức khai trương, suốt quá trình diễn ra buổi lễ tổ chức khai trương người tổ chức sự kiện cần chú ý đến những điểm cơ bản như bộ phận kỹ thuật, phần lễ tân, buổi lễ có diễn ra đúng kế hoạch không. Nếu thấy có dấu hiệu sai sót cần khắc phục một cách kịp thời.
Sau khi buổi lễ tổ chức khai trương kết thúc cần tiến hành thu gọn hiện trường để bàn giao mặt bằng.
Trên đây là một số kinh nghiệm tổ chức khai trương hi vọng các nhà tổ chức sự kiện tổ chức khai trương có thể thành công tốt đẹp.