Các cách để truyền thông hiệu quả khi tổ chức sự kiện

Xã hội ngày càng phát triển, công nghệ lại càng phát triển dữ dội theo chiều thuận cùng xã hội. Thông tin chưa bao giờ trở nên “quá tải”, “ nhiều và nhiễu”  như hiện tại. Chính vì điều này, nó là thách thức cho các Chief Marketing Officer tại các công ty tổ chức sự kiện. Họ phải cùng với các nhà tổ chức sự kiện, các chuyên gia tổ chức sự kiện tại công ty tổ chức sự kiện của mình, cùng tìm cách, cùng suy nghĩ để làm thế nào để sự kiện sắp tới không bị “ nhiễu” trong nhiều luồng thông tin. Họ nổ lực  làm  việc nhằm gây chú ý khi công bố thông tin sự kiện sao cho nhắm đúng đối tượng, hiệu quả cao mà ít tốn kém và bộ phận Marketing tại công ty tổ chức sự kiện thường tận dụng các công cụ truyền thông.

Dưới đây là một số công cụ truyền thông sự kiện vô cùng hiệu quả:

1. Báo chí

Đối với những ai làm những ngành nghề liên quan đến truyền thông: PR, Marketing, báo chí,…thì đều hiểu rằng báo chí là kênh phương tiện đạt hiệu quả lớn và là đối thủ của nhiều phương tiện truyền thông khác.  Và cho đến ngày nay, báo chí vẫn có tầm ảnh hưởng đến xã hội. Chính vì vậy, các sự kiện để thành công lớn thì luôn cần sự “góp mặt” của báo chí. Truyền thông bởi báo chí sẽ làm cho sự kiện của bạn “vụt sáng” đấy.

Một thông cáo báo chí lôi cuốn và cung cấp đầy đủ thông tin sẽ thu hút được sự quan tâm từ phía người đọc, nhưng tránh để người đọc nghĩ rằng nó chỉ là một bài quảng cáo. Nội dung của một thông cáo báo chí phải bao gồm nội dung trả lời được 5 câu hỏi – 5W: What (ai), What (cái gì), When (khi nào), Where (ở đâu) và Why (tại sao). Một việc cũng quan trọng không kém là để các thông tin liên lạc của bạn cũng như trang web.

Xem thêm: Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công

2. Tạo website

Trong xã hội phát triển, con người vô cùng bận rộn. Nhưng họ vẫn “ cố chạy theo” công nghệ. Vậy tại sao nếu bạn đủ thông minh thì bạn lại không dựa vào những bí quyết, những thế mạnh này nhỉ?

Hầu hết các công ty, doanh nghiệp hiện nay đều có website riêng. Họ tạo một trang web miễn phí hoặc bỏ ra một chi phí rất nhỏ (5%-10% doanh thu) và tìm một một thiết kế freelance hay một sinh viên đại học part-time  tạo ra cũng như duy trì chúng thường xuyên bằng việc cập nhật mới website. Hãy tạo ra website có thiết kế đẹp mắt, đơn giản để thuận tiện cho mọi người  muốn xem  website cũng như liên hệ với bạn qua website và website cũng chính là kênh thông tin, truyền thông hữu hiệu, phổ biến nhất hiện nay cho mọi doanh nghiệp.

Xem thêm: 9 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

3. Internet, blog, mạng xã hội,…

Mạng Internet, blogs hay những trang mạng xã hội là những công cụ vô cùng nhanh chóng và tiết kiệm khi muốn lan truyền thông tin. Bạn hãy gửi e-mail thông báo đến những đối tượng mà bạn nhắm tới và những người này sẽ chuyển tiếp thông tin đến người khác một cách dễ dàng và cụ thể những thông tin bạn muốn truyền tải đến người nhận tin. Việc kết nối thông qua nhóm thảo luận hay blog hoặc là thành viên của những trang mạng xã hội. Ở Việt Nam, những trang mạng xã hội khá nổi tiếng có thể kể đến như Facebook, Google+, Zingme…

4. Chuẩn bị một bộ dụng cụ phương tiện truyền thông

Sự kiện được truyền thông hiệu quả hơn khi đã có đầy đủ thông tin về tổ chức, logo, thông cáo báo chí. Bên cạnh đó, nếu được, hãy photo các bài viết hay những bức ảnh nói về sự kiện chuẩn bị tổ chức của bạn, cũng như những lời chứng thực của nhân vật nổi tiếng được nhiều người biết đến đã từng tham dự trước đó, cùng một thẻ kinh doanh. Bạn cũng nên viết một bức thư ngắn gọn có ghi đầy đủ thông tin cá nhân để liên lạc, tạo thành một bộ press kit.

5. Tận dụng mối quan hệ để truyền thông

Các mối quan hệ của bạn là truyền thông offline vô cùng hữu ích khi sử dụng để truyền thông đến các kênh mà bạn mong muốn truyền thông. Nếu bạn có thể thuyết phục nguồn offline này đội mũ hay mặc áo, đeo balô có in logo, khẩu hiệu về sự kiện của bạn hay những thông tin quan trọng thì còn gì tuyệt vời hơn. Đây cũng chính là một cách thức truyền thông hiệu quả để truyền tải thông điệp bạn gửi đi bởi những nguồn offline đầy tin cậy.

Bên trên là một số công cụ phổ biến. Bên cạnh đó nếu bạn thu xếp được bạn hãy có một cuộc hẹn gặp và làm việc với các đài phát thanh, truyền hình và các tờ báo ở địa phương khi tổ chức sự kiện có quy mô địa phương đó. Bạn sẽ tìm ra những sự điều chỉnh thích hợp nhất cho việc truyền thông, quảng bá sự kiện khi dành thời gian để tập trung lắng nghe và tiếp thu những ý kiến về cách hình thức hoặc cách tổ thức của sự kiện từ những người đã trực tiếp tiếp nhận sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện với quy mô lớn hơn thì tốt nhất nên lựa chọn những công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực PR.