Các bước chuẩn bị một bản timeline trong tổ chức sự kiện

Timeline trong tổ chức sự kiện tạm dịch là bản tiến độ công việc và thường được áp dụng để quản lý tiến độ công việc đạt hiệu quả hơn. Timeline trong tổ chức sự kiện còn là một trong những nguyên tác cơ bản quản lý thời gian hằng ngày  nói chung cũng như trong các dự án tổ chức sự kiện và trong nghề tổ chức sự kiện nói riêng.

Timeline hoàn chỉnh và có hiệu quả sẽ giúp tiến độ công việc tổ chức sự kiện diễn ra một cách có trật tự và luôn chắc chắn rằng người tổ chức sự kiện thực hiện công việc sẽ không để bất cứ một giai đoạn nào bị trễ hạn từ đó gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến các công việc khác trong cùng một sự kiện.

Timeline không chỉ là một bản danh sách thật dài với những công việc cần phải làm mà nó còn là một thời khóa biểu liệt kê những công việc chủ yếu, thời gian thực hiện được miêu tả một cách cụ thể và dễ dàng nắm bắt.

Xem thêm: 9 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Các bước để chuẩn bị cho một bản timeline tổ chức sự kiện:

Bước 1: Tạo timeline mẫu

Các nhà tổ chức sự kiện có thể sử dụng bất kì phần mềm nào hữu ích và tiện lợi với mình để lưu trữ một timeline mẫu sao cho timeline mẫu chuẩn nhất, chính xác nhất để lấy timeline đó làm timeline mẫu cho mỗi khi làm tổ chức sự kiện. Người tổ chức sự kiện vừa tiết kiệm thời gian vừa đạt hiệu quả công việc cao.

Bước 2: Thiết lập nội dung timeline

Nếu chương trình mà người tổ chức sự kiện thực hiện là một dự án nhỏ với ít người quản lý hay đó chỉ là một timeline cho chính công việc của người tổ chức sự kiện thì timeline chỉ cần bao gồm những công việc cần thực hiện và những cột mốc quan trọng cần phải làm, thời gian giới hạn cho từng công việc.

Nếu người tổ chức sự kiện có một dự án phức tạp thì timeline đòi hỏi phải chi tiết thể hiện được sự ảnh  hường của từng công việc với nhau.

Xem thêm: Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công

Bước 3: Đặt deadline cho hạng mục công việc

Xác định rõ ngày bắt đầu của dự án tổ chức sự kiện và xác định mỗi công việc nhỏ sẽ tiêu tốn bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Khi chia nhỏ việc trong timeline với những deadline cụ thể cho từng hạng mục công việc thì người tổ chức sự kiện dễ dàng kiểm soát tiến độ công việc hơn.

Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian trong tổ chức sự kiện

Timeline rõ ràng sẽ cho một kế hoạch làm việc đầy sáng tạo, khoa học và hiệu quả. Timeline nhằm đạt mục đích là quản lý thời gian hiệu quả và đạt mục đích lớn giúp người tổ chức sự kiện cải thiện vấn đề công việc tích cực hơn, đặc biệt là trong nghề tổ chức sự kiện khi mà mức độ chính xác và hiệu quả làm việc đòi hỏi cao.